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【業務改善】忙しい！そんな日々でも取り組める小さな一歩とは【脱属人化】
「残業を減らそう」「属人化をなくそう」
——そう言われても、日々の業務に追われながら大きな改善計画を立てる余裕はなかなかありません。
フローチャート図にしてみようとか、専門的な分析手法を学んでみるなど取り組もうとしたけど、実際には時間を作れない、という方も多いのではないでしょうか。
今回は、専門知識不要で、簡単にチームでとりくめる業務改善のスモールステップについてお話しします。
完璧な図を目指さない。「あたりまえ」にやっていることを書き出してみよう
いきなり業務フロー図を作ろうとすると、それだけで挫折してしてしまうので、まずは自分やチームが日々「あたりまえ」にやっている作業を、思いつくまま付箋に書き出してみます。
「誰が」「何を」「どんな順番で」やっているのかがわかるようにしていきたいので、数色の付箋を使います。
人で付箋の色を変えてもよいです。Aさんはピンク、Bさんはミドリの付箋にするなど……
やっている作業の量やボトルネックになっている工程が見えやすくなります。
ホワイトボードや、A3用紙などに貼ってみます。まず小さいところからやるのがポイントです。
途中で、間の工程を思い出すこともあります。付箋だと順番を変えやすいのでおすすめです。
また、一人一人が忙しい中2時間のブレストをやろうというのもなかなか大変なので、「●●業務のワークフローを書き出そう」とホワイトボードにタイトル付けして、各メンバーが空いてる時間に付箋をペタペタ貼れる環境にしておくと、業務の合間の息抜きにやろうかなという気軽さが生まれます。
そうして、「誰が」「何を」「どんな順番で」やっているかが見えるだけで、意外なムダや重複作業に気づくことがあります。
きれいに仕上げる必要はありません。とにかく当該作業の関係者みんなの頭にある作業をすべて見える化して、共通認識をもつことが最初のゴールです。
改善効果が高く、一番取り組みやすい工程を一つだけ選ぶ
改善効果が高く、一番取り組みやすい工程を一つだけ選んでみてください。
「この確認をなくす」「順番を入れ替える」といった、小さな工夫で構いません。
どこに取り組んでいいか見えないな…というときは、しばらくホワイトボードをそのままチームメンバーの視界に入るところに置いておきます。
ふとしたときに目に入ってぼーっと眺めているとき、とつぜんひらめきがやってきたりもします。
全部を一度に変えようとせず、まずは一つに絞ることで、周囲の負担も少なく、無理なく続けられます。
定量的な評価軸でふりかえる
その後、改善した工程を振り返って、どのような効果があったのかをチームですり合わせできる場を設けられたら一番よいです。
定量的な評価軸をもっておくために、最初の付箋洗い出しの段階で、所要時間や作業件数などの数値をだしておくと効果測定がしやすいです。
ホワイトボードには付箋をそのままにしておき（剥がれないといいのですが）、改善した工程に対して感じたことがあれば、コメントを書いてみる。
会議であつまってから発言するというより、おもいついたとき、効果を感じたとき、逆にデメリットに気づいたときなど、気楽にコメントをするというのが日々の業務の「合間」にはちょうどよいです。
うまくいけば、少しずつ次の一つへと広げていきましょう。
まとめ
それぞれが少しの時間をとりつつも、チームで取り組むことで、自分だけが見えていた点やほかのメンバーが見えていた視点の共有ができます。
最初の洗い出しを当該業務にかかわるメンバーのできれば全員で行えたらベストです。
誰がどんなことをしているのか、自分の業務を知ってもらえたり、誰かの大変さがわかったり、相互理解もできます。属人化の解消につなげられます。
業務フロー改善は、大きな計画よりも「小さく始めて、続けること」が大切です。
いきなりチームでできないときは、自分の業務で試してみて、改善効果を感じられたら、チームのワークフローの見直しをしてみるのも手です。
小さな一歩を積み重ねていくことで、やがてチーム全体の働きを大きく変えることができるのです。
Written by M.Fuefky
